Política de tratamiento de datos personales.
1. Presentación
Para dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen, se definen y publican los aspectos relevantes en relación a la recolección, uso y transferencia de datos personales que ORIGEN BUSINESS TECHNOLOGY SAS (en adelante “ORIGEN”), identificada con NIT: 90075034-7, realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento y manejo.
En esta política de tratamiento de datos personales (la “POLÍTICA”) encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales ORIGEN realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos. Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Nacional de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y protección de datos personales: no obtenemos información personal incluyéndolo a usted, nuestros colaboradores, clientes, proveedores y terceros en general, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso e informado a ORIGEN en las condiciones previstas por la ley.
2. Definiciones para la interpretación de esta POLÍTICA
A continuación, relacionamos las definiciones para tener en cuenta en el entendimiento de la presente POLÍTICA y su ámbito de aplicación:
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
- Datos Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la ley 1266 de 2008.
- Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Dato Sensible: Es el dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación; tales como aquellos que revelen el origen racial o Étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero, que, debido a una relación comercial, jurídica o de cualquier categoría que se tenga o se llegue a establecer, suministre datos personales a ORIGEN.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta POLÍTICA, ejercerá como responsable, en principio ORIGEN.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de ORIGEN como responsable de los datos.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por ORIGEN de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
- Proveedor: Toda persona natural o jurídica que suministre algún bien o servicio a ORIGEN en virtud de una relación obligacional y/o contractual.
- Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a ORIGEN en virtud de un contrato laboral. También se podrá utilizar la palabra empleado o colaborador.
- Transferencia: Se refiere al envío de información o datos personales por parte de ORIGEN como responsable del Tratamiento de datos personales o un Encargado de los mismos, a un tercer agente o persona natural o jurídica (Receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
- Trasmisión: Se refiere a la comunicación de datos personales por parte del ORIGEN como responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del responsable trate datos personales.
- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Oficial de Protección de Datos: Es la persona natural contratada por ORIGEN que tiene como función la Coordinación de los requerimientos de los Titulares, como de la Superintendencia de Industria y Comercio-SIC, relacionados con consulta, quejas, actualización, rectificación, revocación de autorizaciones y/o solicitudes de supresión de datos y demás derechos que la ley le otorga al titular y a la SIC.
Para el entendimiento de los términos que no estén definidos anteriormente, remítase a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.
3. Principios
A continuación, ORIGEN presenta los principios establecidos en la Ley, así como los demás que aplica en el Tratamiento de sus Datos Personales.
- Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 de 2012.
- Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta.
- Principio de la Responsabilidad Demostrada (Accountability): Según el cual una organización que recoge y hace tratamiento de datos debe ser responsable del cumplimiento efectivo de las medidas que implementen los principios de privacidad y protección de datos.
4. Tratamiento de Datos
a. Tratamiento de Datos Públicos
b. Tratamiento de Datos Personales
c. Tratamiento de Datos Sensibles
d. Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes
ORIGEN informa que sólo trata datos de niños, niñas y adolescentes cuando sea estrictamente necesario y en todo caso respondiendo y respetando el interés superior de ellos, así como asegurando el respeto de sus derechos fundamentales.
Para el tratamiento ORIGEN solicitará la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
e. Seguridad, grabaciones y filmaciones
5. Uso y Finalidad del Tratamiento
- Creación y registro como parte de un grupo de interés para ORIGEN en sus bases de datos internas.
- Creación, registro, evaluación y revaluación como proveedor o cliente de ORIGEN en la base de datos interna y contable de ORIGEN.
- conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio en relación con el cumplimiento de sus obligaciones legales.
- validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento, a través de distintos medios, y otorgamiento de productos y servicios.
- realizar una adecuada prestación y administración de los servicios crediticios, incluyendo la gestión de cobranza.
- efectuar análisis e investigaciones de todo tipo, incluyendo comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, entre otras.
- realizar encuestas de satisfacción concerniente a los servicios ofrecidos.
- recibir información respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto como propios como de terceros, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp, o cualquier red social de integración o mensajería instantánea.
- remitir información y atender solicitudes y/o requerimientos de los diferentes entes externos de regulación, control y vigilancia, autoridades y entes judiciales.
- recibir mensajes relacionados con la gestión del cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.
- realizar, validar, autorizar o verificar transacciones.
- prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, detectar el fraude, y otras actividades ilegales.
- realizar consultas, reportes y demás gestiones de información ante centrales de información financiera.
- inscripción del proveedor; redacción, suscripción y ejecución de los contratos y acuerdos en virtud de los cuales ORIGEN sostengan una relación contractual u obligacional.
- establecer, mantener o terminar una relación contractual.
- pago de obligaciones contractuales u obligacionales;
- expedición de documentos tributarios o de soporte tales como facturas, vouchers, de recibos de caja y actividades realizadas con pagos o cobros.
- investigar y responder reclamos contra ORIGEN, vinculados, sus proveedores o clientes.
- cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación con ORIGEN;
- recibir y evaluar solicitudes de empleo.
- participar en procesos de selección, sean desarrollados directamente por ORIGEN o por encargo de este.
- administrar todos los aspectos de la relación laboral con el Trabajador, Empleado o Colaborador, lo cual incluye, entre otros, nómina, beneficios, viajes corporativos y otros gastos reembolsables, capacitación y desarrollo, control de asistencia, evaluación de desempeño, procesos disciplinarios y de reclamos, y otros procesos administrativos generales y relacionados con recursos humanos;
- desarrollar planes de desarrollo personal y profesional.
- mantener registros de enfermedades y programas de salud laboral.
- conducir encuestas de opinión de los Trabajadores, Empleados o Colaboradores y administrar programas de reconocimiento de estos.
- administrar el cese de la relación laboral, y proporcionar y mantener referencias; mantener datos de los contactos de emergencia y beneficiarios.
- cumplir con las leyes vigentes, incluyendo las relativas a salud y seguridad social, lo cual incluye órdenes judiciales o administrativas que involucren o afecten Trabajadores, Empleados o Colaboradores.
- envío a las entidades de pago o gestión de nómina y beneficios, incluyendo aspectos salariales, no salariales, pago de auxilios, beneficios y aportes.
- certificación a terceros por solicitud del Trabajador, Colaborador o por solicitud de las entidades del Sistema de Seguridad Social Integral, juzgados, autoridades, ICBF, cooperativas, empresas de libranzas y otros.
- Transferencia de datos a empresas que prestan servicios de apoyo clínico, exámenes de salud ocupacional y otros.
- evaluación de estado de salud, de riesgos psicosociales, laborales, entre otros;
- adelantar las actividades propias del sistema de salud ocupacional, incluyendo las relacionadas con aptitud visual, auditiva, respiratoria, estado de salud, sistema de vigilancia epidemiológica y riesgos.
- En general todas las necesarias con el objeto social de ORIGEN.
- Usted nos autorice expresamente a hacerlo.
- Sea necesario para permitir a nuestros contratistas prestar los servicios que les hemos encomendado,
- Sea requerido con el fin de proporcionarle nuestros servicios,
- Sea divulgada a las entidades que prestan servicios de gestión social o comercial en nuestro nombre,
- Tenga relación con una fusión, escisión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o
- Según sea requerido o permitido por la Ley.
A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser tratados con los fines dispuestos anteriormente, entre otros, por el personal de gestión humana, jurídico, comercial, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda para el cumplimiento del objeto social de ORIGEN.
ORIGEN podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones, información o datos. Cuando subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad como mínimo en los mismos términos que la protegemos internamente, y salvo autorización expresa del Titular, les prohibimos el tratamiento y divulgación de su información personal para fines propios o de terceros no relacionados.
ORIGEN podrá transferir o transmitir, según corresponda, sus datos personales a otras personas en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y/o mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas, adoptando las medidas del caso para que esas personas implementen en su jurisdicción y de acuerdo con las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en las políticas de ORIGEN sobre la materia. Si dichas compañías actúan como Encargados de ORIGEN, se suscribirá al respecto el contrato de transmisión de datos de que trata el Decreto 1377 de 2013. Una vez cese la necesidad de Tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de ORIGEN o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la Ley.
6. Autorización
Para el tratamiento de datos personales, sensibles y de niños, niñas y adolescentes, ORIGEN solicitará la autorización respetiva al titular o representante legal, la cual podrá darse a cabo por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
Así mismo, ORIGEN presume de buena fe que el Titular cuenta con la autorización respectiva para recolección, uso, transferencia y tratamiento de cualquier dato que no sea propio y fuese suministrado a ORIGEN.
7. Derechos del Titular
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
- Ser informado por el responsable del Tratamiento o el encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento;
- Otorgar o no autorización cuando se recolecten datos de carácter sensible.
8. Derechos Relacionados con el Tratamiento de los datos sensibles.
- Ser informado que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
- No ser condicionado en ninguna actividad a suministrar datos sensibles.
- Ser informado de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
9. Empresa Responsable y Ejercicio de los Derechos:
De conformidad con los derechos que la Ley le otorga a los Titulares, se presentan los siguientes datos del responsable del tratamiento, para conocimiento de los titulares y para las solicitudes frente a este:
Empresa Responsable: ORIGEN BUSINESS TECHNOLOGY SAS – ORIGEN. Dirección: Km 1.5 Variante Cota / PDA Ayapel C.3 Domicilio: Cota., Colombia. Correo electrónico: info@origen.com.co. Página Web: www.origen.com.co o http://fluxpoint.co – Teléfono:+57 (1) 5800245
Nota: Frente a los datos de contacto suministrados, es de anotar que el responsable del tratamiento no puede dar respuesta precisa sobre datos, sino simplemente indicar el procedimiento para hacer exigibles los derechos, atendiendo que ORIGEN no contaría con los elementos necesarios para determinar si quien realiza el contacto es el Titular, causahabiente o su representante legal.
10. Procedimiento para ejercicio de sus derechos como titular.
Si tiene preguntas acerca de esta POLÍTICA, o cualquier inquietud o reclamo o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta o solicitud de supresión de datos o con respecto a la administración de la presente POLÍTICA, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios (correo electrónico o teléfono) relacionados en el numeral 9.
Para consultas:
Podrá consultar a ORIGEN respecto de los datos personales que se tengan almacenados en las bases de datos, para lo cual será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por ORIGEN en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Este plazo podrá ser ampliado por ORIGEN en una sola ocasión, en cuyo caso le serán informados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para reclamos:
Su solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de sus datos personales será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, ORIGEN informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar:
– Descripción de los hechos. – Identidad del solicitante, su número de identificación. – Dirección de notificaciones/respuestas. – Los documentos que quiere hacer valer.
Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permitan a ORIGEN atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, ORIGEN como receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.
11. Seguridad de la información
ORIGEN conociendo la importancia de los datos personales y en aplicación del Principio de Seguridad proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ORIGEN no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivos en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de ORIGEN. No obstante, la obligación y responsabilidad de ORIGEN se limita a disponer de los medios adecuados para este fin, y las herramientas necesarias para resguardar y proteger las bases de datos, inclusión de cláusulas de confidencialidad en los contratos laborales y/o de prestación de servicios, formando y capacitando los trabajadores y colaboradores como un deber y complemento fundamental de nuestro compromiso con la Protección de Datos.
12. Vigencia de la política y de las bases de datos.
Esta política está vigente desde el 1 Julio 2013 puede ser modificada en cualquier momento. Todos los cambios introducidos serán oportunamente comunicados a los titulares de datos personales ya incorporados en la base de datos de ORIGEN, y se informarán mediante la publicación en la página web descrita en el numeral 9, mediante la cual se pondrá a su disposición la última versión de ésta. En caso de no aceptar los términos de la presente política, podrá solicitar la supresión de los datos conforme a los procedimientos aquí establecidos.
La vigencia de la base de datos es indefinida mientras se encuentre vigente la sociedad ORIGEN BUSINESS TECHNOLOGY SAS, y mínimo 3 años en caso de que se haya generado un crédito por parte del titular. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de alguna obligación legal o contractual.
